Wer hätte gedacht, dass wir es in Deutschland endlich schaffen, eine digitale Lösung für die Buchhaltung zu finden und das Ganze sogar rechtskonform abwickeln zu können? Was sich mit dem BMF geändert hat, erfährst du heute.
Am 11.07.2019 hat das Bundesministerium für Finanzen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) grundlegend überarbeitet und neu gefasst. In diesem Video werde ich kurz ein paar Punkte erläutern, was sich geändert hat und wie es sich auswirkt.
Fotografieren von Belegen
Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte, wie Smarthone, Tablet oder Convertible, ist in den GoBD jetzt aufgeführt. Du kannst den Scanvorgang ab 2020 mit dem Smartphone ersetzen. Man glaubt es kaum: Bis zum 31.12.2019 ist es nicht zulässig, mit dem Handy ein Dokument abzufotografieren und das Foto als ersetzen Scan zu werten. Der Scanner ist der große Kasten, den noch viele Büros haben. Einige arbeiten jedoch bereits mit Apps, die das Bild sogar gleich richtig zuschneiden und in ein PDF umwandeln.
Bildliche Erfassung durch Endgeräte im Ausland
Nicht zu fassen: Im Jahr 2019 ist es laut den GoBD nicht zulässig, im Ausland von einem Beleg ein Handyfoto zu machen und diesen in der Buchführung anzuerkennen. Theoretisch müsstest du diesen Vorgang also in Deutschland durchführen. Ab 2020 ist es endlich zulässig, das Ganze auch im Ausland zu tun.
Buchhaltung im Ausland
Viele scheuen den Aufwand der Digitalisierung in Deutschland und nutzen dafür Dienste im Ausland. Das Problem an der ganzen Sache ist, dass die Belege erst mal dorthin verfrachtet werden müssen. Wer die Buchhaltung ins Ausland verlagern will, was z. B. große Einzelhandelsketten machen, brauchen die Erlaubnis des Finanzamts dafür. Das digitale Erfassen im Ausland ist künftig zulässig, wenn alles ordnungsgemäß abgewickelt wird.
Aufbewahrung einer Konvertierung
Ein weiterer Punkt, der etwas schwammig ist: Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung in der Ursprungsversion. Das bedeutet, das ersetzende Scannen wird immer öfter, auch in den Betriebsprüfungen, tagtäglich angewandt. Dementsprechend können wir mit digitalen GoBDs weiterarbeiten.
Cloud-Systeme
Endlich finden auch Cloud-Lösungen Anwendung in den GoBDs. Sei es Buchhaltungsprogramme, aber auch der Speicherbereich in Cloud-Systemen ist mittlerweile anerkannt. Wichtiger Punkt: DSGVO-konform ist das Ganze nur zulässig, wenn du diese Daten im Inland sicherst. Anbieter im Ausland sind nicht gern gesehen, weil das datenschutzrechtlich Probleme bringen kann, aber grundsätzlich ist es natürlich möglich.
Verfahrensdokumentation
Was immer wieder abgeschwächt und dann wieder verstärkt wurde, ist das Thema Verfahrensdokumentation. Du musst eine Verfahrensdokumentation haben, wie der Ablauf ist, wenn du einen Beleg in die Hand bekommst. Ein klassischer Fall wäre ab dem Jahr 2020: Du schreibst ein Worddokument in dem steht: „Ich bezahle etwas, bekomme einen Beleg, scanne ihn oder fotografiere ihn mit dem Handy, Tablet, oder sonstigem, lege ihn auf dem Speicherort XY sortiert nach Datum und mit fortlaufender Nummer ab.“ Mit dieser Verfahrensdokumentation wärst du dann GoBD-konform.
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